庆典策划知识
浅析会议活动策划中的那些类型、流程和要点
本文来源丨公关之家，作者丨号房客
会议的种类有很多，比如年会、表彰会、座谈会、报告会、联谊会、交流会、研讨会等，不同的会议有着不同的目的和侧重点，也需要针对性的开展方案策划，今天我们就挑最常见的三种会议展开讲，如何进行会议策划？有哪些流程和要点？
一、企业年会
每到年末，各个企业都会召开年终总结大会，对公司过去一年所取得的成绩进行回顾，对存在的问题进行梳理，对公司的未来进行展望。年会本质上是企业内部的自我剖析会议，具备一定私密性和封闭性，但由于年会自带的话题属性，导致年会的“公关”效果逐渐开始形成，哪家企业年会办的好，哪家企业请到了明星前来表演，哪家企业在年会上给员工发了xx大奖等等，都会在行业内外以谈资的形式进行传播，都在对企业的形象输出形成影响。
年会由于晚宴的存在，一般将时间安排在下午或者晚上，地点选择酒店宴会大厅，可以聘请专业的主持人，也可以选择能力优秀的企业内部人员，年会节目也是如此，可以每个部门出1-2个节目，也可以邀请表演嘉宾。在准备阶段，要做好物料的采购，包括抽奖礼品、游戏道具、席位卡、装饰物、抽奖箱、条幅、证书、鲜花等。除此之外，要安排好相关人员做好现场的拍摄和录影，方便素材记录和宣传。然后活动时间要提前通知到各个部门，要求准时出席。
流程安排上，一般是先由主持人开场，宣布年终总结大会正式开始，然后各部门及项目负责人上台进行年度述职报告，总结各个部门的成绩和项目进度，然后由总经理出席发言，对企业的年度表现进行总结归纳，并提出新一年的目标和计划，接下来由主持人宣布领导上台为优秀员工颁奖，并颁发荣誉证书和奖金以及合影留念，然后邀请优秀员工代表发表获奖感言。
接下来，年会表演环节正式开始，各组节目依次上台进行汇演，由主持人进行串词介绍，并煽动台下气氛，最终对节目表演进行投票，然后票数排名靠前的节目上台领取奖品，表演环节的同时，还可以穿插一些团队游戏，邀请员工上台进行分组的游戏比赛，比如抢凳子、筷子运气球等，带动现场气氛。最后，在董事长的总结发言后，晚宴环节正式开始，大家共同举杯，祝愿企业新的一年更加辉煌。席间，部门领导及员工互相敬酒，促进感情。最终，晚宴结束，主持人邀请全体员工上台合影留念，年会正式结束。
一般来说，年会的议程安排相对固定，能让人产生话题并传播的主要是抽奖、颁奖、晚会表演环节，毕竟，大家都羡慕那些对员工大气的企业，在员工福利上不遗余力的公司自然会在行业内成为大家谈论的对象，而年会则是一个极好的自我展示的平台。但除了对外公关上，年会更多的侧重于对内公关，所以，在预算有限的情况下，办好一场年会有哪些要点呢？
第一，要调动各个部门的数据、案例来进行总结，少用形容词，多用“数次”和“动词”，这样才是一个“务实”的年会，所以年会要有总结和排名，同时考虑到市场大环境、竞争对手等外部因素，让内部员工能发现自己的成果和不足。第二，年会永远都是奖励和更正并重，不仅要发现问题、改正问题，更要对优秀的部门和个人给予足够的肯定，才能充分调动员工积极性，并巩固对企业的归属感。第三，总结和展望并重。一般来说年会内容是总结部分和展望部分三七开的比例，要看到新的市场变化，并鼓励员工不断提升能力，在新的一年大展宏图。
二、行业交流论坛
为了塑造行业影响力，有些企业或者平台会牵头举办行业论坛，邀请众多业内知名人士，大家共聚一堂，分析行业形势，预判行业走势和热点，形成观点碰撞，巩固共同认知，促进行业交流，而主办方也在论坛活动的举办中逐步树立行业话语权和权威。
一场成功的行业交流论坛，必定具备有时代感、针对性、现实意义的主题，围绕着核心主题开展有价值的探讨。成功的行业论坛，能为人们提供思维路径，提出有创造性的精彩观点，所以论坛邀请的嘉宾就很重要，要找到那些在行业内积淀已久的大咖、专家、学者等，具备一定的行业名气和权威，能够输出有见解有深度的言论。而主持人最好也是业内人士，要有广博的知识面，要能镇得住场，能够与现场形成共鸣和互动，并善于引导话题。除了嘉宾外，可以适当邀请部分媒体前来记录，并发布相关报道进行宣传造势。
活动准备阶段，要采购好会场布置的物料，要做好论坛场地的筛选，对活动参与人数要有一个预判，选择合适的场地，摆放相应的物料，并安排圆桌、主席台、横幅、音响、LED投影、讲台、座位等，要不断调整确保现场有一个好的视觉效果，方便图片、视频等现场记录和宣传。
要发放相应的邀请函，邀请函要简洁明了，言辞诚恳，包含时间、地点、规格、主题、嘉宾、邀约词即可。邀请函务必提前发放，并沟通到位，给对方预留足够时间准备论坛发言稿，值得一提的是，有些主办方会要求嘉宾将发言稿提前发过来进行审核，避免敏感话题、跑题和打软广。
在议程设置上，除了嘉宾对不同话题展开发言外，还可以设置辩论话题，制造一些冲突感和参与感。而论坛的整体流程也相对简单，签到、开幕、主题演讲、专题研讨、集体留影、闭幕、晚宴（可有可无）。在论坛中，要做好会议记录，包括文字、语音、图片、视频等形式。
三、内部座谈会
一般来说，公司内部的座谈会往往有着更为直接的主题，比如企业文化建设、项目创意、重要决策的探讨等，而会议整体流程也不算复杂，所以策划起来会相对简单。其重点还是在于一个参与感，去引导大家的发言去回应大家的想法，要以真诚的态度去面对去组织，然后保证落实，而不是做些表面功夫，这种形式的座谈会才是一个良性的循环。
首先要确定好时间、地点、参会人员、目的、主持人、负责人等因素，地点可以考虑公司会议室可以考虑酒店等场所，也可以考虑穿插在公司团建中的形式。策划方案中预算和时间安排都要做好。预算大致要包括往返交通费、娱乐休闲活动、场地费、餐费和其他费用。时间安排上，要合理和松弛有度，从集合、出发、小游戏、座谈会、用餐、休闲活动、返程等，各个环节的时间要把控好。
会议主题和目的，可以是对公司日常管理工作出现的问题进行交流，改善公司运营效率；或者让团队明确公司的战略目标和计划，在这个基础上做好个人和部门的具体规划；也可以去强调员工的主人翁意识，发挥主观能动性，为公司创造更多的效益提供有创意的思路，总之，其目的一定是围绕公司的发展和员工进步所展开的。
会议流程的话，一般是由主持人做开场白，阐明此次开会的目的和安排，然后由负责人发言，接下来由主持人抛出相应话题，并有请各个成员开展讨论并发表感想，记录人员以文字、音频形式记录好大家的想法，摄影人员以照片、视频对此次会议做好记录，若干话题结束后，主持人对此次座谈会的主题和观点做好归纳总结，大家拍照留念后，宣布座谈会结束。
注意事项上，有几点要强调。第一是，各个参与座谈会的成员一定要守时，要服从指挥，不要掉队，否则会给团队带来很多不便。第二，座谈会路程中要保管自己的私人物品，注重自身安全。第三，对于临时的突发状况产生的变动要通知到位，具体到每一个人。第三，对外出行的座谈会中各个成员要注重公司的整体形象，保持良好的着装和举止，营造良好的团队氛围和企业形象。
本文摘自 中国公关行业门户网站——公关之家
