庆典策划知识
大型年会场地怎么选择
大型年会场地怎么选择
▲年会活动现场节目表演
1.参加年会活动的人数
参与活动的人数多少决定了活动场地的大小，参与人数越多，视美文化传媒需要考虑的问题也越多，除了场地的容量之外，还需要考虑场地的安全防护是否能够满足活动的需要，如不能视美文化传媒则需要做出相应的安全防护预案。
2.活动项目的类型
活动项目的类型也对场地的筛选有一定的局限性，比如具有互动型的活动在场地的选择上要大一些，而对于会务会议型活动在场地的选择上就需要具备隐私性，根据活动的需求选择场地，过大显得现场单调，过小显得现场拥挤杂乱。
3.年会活动总体费用的预算
费用的预算往往在某些程度上束缚了手脚，场地的选择和档次也是要依据活动项目的总体费用来定夺，在有限的费用下，找性价比较高的场地，折中选择，过高的场地费用必然会导致其他方面的费用缩减，过低的场地环境也会对活动的效果大打折扣，所以在选择的过程中要牢记一点，在高端中找价格，在低端中找效果。
4.场地的地理位置
场地的地理位置同样重要，根据活动的性质和参加的人群、人数筛选位置，同时也要考虑到附加的交通问题，交通是否便利，是否会产生一些附加成本。在选择活动场地时，切勿优先选择过远的位置，过远的位置会带来很多附加成本以及一些意外情况，如因位置较远到场人数达不到预期，附加提供交通工具所产生的额外费用，监管不便利等。
5.场地可以提供的配套服务
在筛选场地时需要与场地方沟通，场地方能够提供的配套服务有哪些？例如：就餐、茶歇、免费休息区、额外场地、是否代办报备审批、专用停车场、场地用时（场地档期、搭建时限、活动期间使用时间）等等，某些场地是可以提供这些服务的，如果你不主动提问，场地方会选择性的对你屏蔽这些信息，再收取二次费用，但实际上这些费用是不必要出的。
6.场地的规模
场地的规模不单指活动实际运用的大小，视美文化传媒要看总体大小，会场内的容量，外部可拓展的空间，都需要计算在场地的总体规模中，会场的容量是为了满足视美文化传媒活动举办的实际需要，而外部空间则是用于活动整体包装拓展使用，所以在场地规模上，视美文化传媒需要根据方案的内容和活动的需求辨别和规划。
7.场地的基础配备
场地的基础配备会因为场地的类型不同产生差异，视美文化传媒需要确认配套基础配置是否完善。
8.场地与活动项目的总体风格是否搭配
活动项目内容与场地的风格有很大的关系，一般来讲就是考虑总体“和谐度”，就是让人看着顺眼舒服，任何一个场地如果与活动项目内容过于冲突就不便作为活动举办地，过于风格化的场地会淡化活动场地的效果和氛围。
9.场地进出货是否便利
进出货是否便利影响到施工的进度，外场活动会好很多，但是一些酒店、副院、体育馆就不一样了，查看进出货通道、电梯的空间大小，并详细记录，避免因空间问题导致一些物料设备无法顺利运送到现场，这个问题时有发生，也不可忽视，避免因不了解进出货情况导致额外的费用产出。
.场地是否具备相关安全设施
检查场地是否有安全设施设备、主要体现在两个方面，技防、物防。技防：是指具备智能系统的防爆、防火设施设备。物防：是指具备阻拦功能的设施设备。大型公共性活动中两者缺一不可，在一些场内活动中必要的消防和安检设备也是必备的。
.场地使用的权限和附加费用
在场地使用过程中，为保障场地的合理使用维护场地的正常运作，很多场地会有限制，在与场地方沟通时，视美文化传媒应该与场地方沟通到位，哪些区域、哪些地方可以使用，具体的使用时间，哪些区域存在报备问题，场地方能给出的最大权限是什么，场地方能提供的必要配合是什么，是否会在原定价格的基础上产生额外的附加费用等等。场地的选择是需要具备可实施性的，合理的价格、配套的服务、齐全的安全保障、可实施落地的空间，都是衡量场地是否可用的标准，场地的使用不单单只是客户的单方面确认，视美文化传媒在场地确认的过程中也得根据实际情况给客户一个中肯的建议，运用自己掌握的知识合理筛选场地，一切以安全便利为第一原则。
