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大型活动策划要如何组织和实施？
作者：活动公司-庆典演出策划公司。来源：yanchuz.cn日期：09-30
一、什么是大型活动策划？
大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织策划众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握大型活动的2个重要概念：
1、要有计划性。凡事都应有计划，大型活动策划更不例外，还要求有严谨周密的计划。
2、众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工，要开一个全体大会，也是众多人参与，这也不一定算是大型活动。大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而是在于活动的社会化程度。
二、大型活动策划的组织和实施
从程序上说，大型活动策划的组织和实施，要完全按照庆典四步工作法的要求执行：
1、立项，就是要把活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做?为什么做?一定要很清楚。
2、可行性的研究及调查。
做调查，大家很清楚，不详细阐述，但大型活动策划调查有其特殊性，例如调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性，都是调查的内容。
可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用?如果我投放媒介做庆典，比做大型活动更有效，大型活动就不一定做了。还有社会物质水平的适应性，大型活动需要动用许多社会物质，许多创意也需要物质的支持，因而需要策划人员把握现代科研成果。最后一个是应急能力的适应研究性，需要那些应变措施?如户外活动要考虑天气的情况，野外活动考虑更多的是安全设施问题，这些都是我们要进行可行性研究的范畴。
3、提炼主题，进行创意。
除了个人创意外，我们要特别强调群体创意的概念。我不赞成个人策划大师的提法，当今的时 代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明，靠一个人拈指算出什么妙计来，而是靠不同学科的组合群体策划。所以中山大学请我给他们学生讲策划的时候，他们原 来做案例作业是要求每个学生一人做一个整体的案例策划书，我说能不能改一改，变成以一个小组的方式进行策划?他们改了三年，效果很好。这不是泯灭个人的创 意，集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程，作为现代策划，需要的是多个学科的综合和集体的智慧，而不是某个大师的杰作。
4、方案论证。方案不仅要有论证，而且要有科学的论证，方案论证通常使用定位式优选法，轮转式优选法和优点移植法。
三、大型活动策划操作和实施过程中应注意的问题
1、办理审批手续。有人觉得办审批很繁琐，怕麻烦。但在实际工作中，我们应该希望得到有关单位的审批。这里给大家讲一个案例，广州某单位曾做过一个敬老活动，本来是很好的事情，找了很多赞助单位，包括一个烟花厂赞助了烟花。当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批，但在公众场所进行活动必须经过审批。这个单位是一个局级单位，他们认为有权在自己的场地上做敬老活动，就没有向有关单位报批。活动办得很热闹，有文艺节目演出，有很多赞助单位给老人送礼品，最后放烟花，但烟花一放，遭到了公安机关的追究，为什么?因为他没有办审批手续，也缺乏民航管理规范知识，在飞机航线上放烟花，无论如何都是违法的。
2、实施操作设计。广州视美活动策划公司认为：我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动，甚至是专业机构承接的活动，都存在这样的问题：创意很好，但是由于缺乏操作设计，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行操作设计，操作设计必须包括比较准确的财务预算，因为很多单位做活动，预算做100万，最后花了160万，从现代管理考核这个活动，就不能说是成功的。
3、方案培训。在大型活动策划里，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力。
4、设计评估标准。一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后，往往忽略做评估标准方案，包括我们的客户很少要求我们做评估方案，更不愿意付出费用，让专业公司给他做评估报告。评估标准应该在我们策划的时候把它设计出来，这样可以让客户在完成这个方案以后，根据设定的标准作出科学评估。
5、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。
四、活动策划的技巧
活动策划的技巧很多，今天只讨论两种方法。
1、应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计，今天大家在大会会场看到大会主题形象宣传板，很清晰，而且它有中英文，这些宣传板带出这次大会主题氛围，也带出了国际公共关系交流的概念，这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题氛围带出来，这点往往有很多人不太重视，他们只考虑某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。
2、创造活动的 眼，眼的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。我们上中学时读过朱自清的散文《背影》，他用白描的手法写出父亲买橘子的一段，是最具传神 的地方，这就是文眼。我们唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不会全部唱出，但是你一听就能记下一两句，你记下的就是最精彩之处，说明了这是最具有传播性的地 方，这就是歌眼所在。大型活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方，要有**，要把这个环节设计得更有传播性，这是大型活动创意的核心和关键。
在大型活动策划的组织和实施过程中，还有很多技巧可以利用，只要我们不断总结提高，就一定能创作出更多、更有影响力的大型活动。
五、策划大型活动的意义
1、综合实力的展现
大型活动举办本身就是综合实力的展现。国际大型活动是综合国力和地区综合实力的表现经济实力、政治实力（感召力）、文化实力。例如：北京奥运会的成功举办，对于展示中国悠久的历史、灿烂的文化、改革开放30多年的巨大成就和当代中国人民昂扬向上的时代风貌，树立中国良好的国家形象，扩大国际影响力，推动经济社会又好又快发展，都起到了积极、重要的作用。
2、较强的拉动力
随着世界经济一体化进程的加快，全球范围内的大型活动越来越丰富，参加大型活动的国家和地区越来越多，大型活动所产生的效益也越来越明显。主要表现在两方面：一是经济拉动力；二是社会拉动力。因此，许多国家和地区为了提升自己的国际形象，都争办大型国际活动，并希望借此振兴本国的经济。
3、高度的被关注性
（1）高度的国际关注
大型活动策划本身就是世界范围内的活动，有很多国家轮流举办或国际合作组织组办或被冠以国际，这些都与国际政治经济文化发展密切相关，必然引起相关国家关注。
（2）高度的媒体关注
报纸、杂志、广播、电视、电影、网络等大众传播媒介会拿出主要板块和黄金时间进行报导。
（3）高度的民众关注
举办方为了扩大影响和效果，必将特定的信息准确地传达给公众，引起公众关注，使其接受。况且，高传播率、高档次的大型活动策划内容本身就吸引民众倾情关注和参与。
（4）高度的商家关注
大型活动策划档次高、规模大、号召力强，是企业形象展示、品牌推广、产品宣传的绝好时机，还可以进行投资与合作项目的洽谈，因此商家会给予高度的关注和支持，并且参与进来。
大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织策划众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握大型活动的2个重要概念：
1、要有计划性。凡事都应有计划，大型活动策划更不例外，还要求有严谨周密的计划。
2、众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工，要开一个全体大会，也是众多人参与，这也不一定算是大型活动。大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而是在于活动的社会化程度。
二、大型活动策划的组织和实施
从程序上说，大型活动策划的组织和实施，要完全按照庆典四步工作法的要求执行：
1、立项，就是要把活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做?为什么做?一定要很清楚。
2、可行性的研究及调查。
做调查，大家很清楚，不详细阐述，但大型活动策划调查有其特殊性，例如调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性，都是调查的内容。
可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用?如果我投放媒介做庆典，比做大型活动更有效，大型活动就不一定做了。还有社会物质水平的适应性，大型活动需要动用许多社会物质，许多创意也需要物质的支持，因而需要策划人员把握现代科研成果。最后一个是应急能力的适应研究性，需要那些应变措施?如户外活动要考虑天气的情况，野外活动考虑更多的是安全设施问题，这些都是我们要进行可行性研究的范畴。
3、提炼主题，进行创意。
除了个人创意外，我们要特别强调群体创意的概念。我不赞成个人策划大师的提法，当今的时 代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明，靠一个人拈指算出什么妙计来，而是靠不同学科的组合群体策划。所以中山大学请我给他们学生讲策划的时候，他们原 来做案例作业是要求每个学生一人做一个整体的案例策划书，我说能不能改一改，变成以一个小组的方式进行策划?他们改了三年，效果很好。这不是泯灭个人的创 意，集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程，作为现代策划，需要的是多个学科的综合和集体的智慧，而不是某个大师的杰作。
4、方案论证。方案不仅要有论证，而且要有科学的论证，方案论证通常使用定位式优选法，轮转式优选法和优点移植法。
三、大型活动策划操作和实施过程中应注意的问题
1、办理审批手续。有人觉得办审批很繁琐，怕麻烦。但在实际工作中，我们应该希望得到有关单位的审批。这里给大家讲一个案例，广州某单位曾做过一个敬老活动，本来是很好的事情，找了很多赞助单位，包括一个烟花厂赞助了烟花。当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批，但在公众场所进行活动必须经过审批。这个单位是一个局级单位，他们认为有权在自己的场地上做敬老活动，就没有向有关单位报批。活动办得很热闹，有文艺节目演出，有很多赞助单位给老人送礼品，最后放烟花，但烟花一放，遭到了公安机关的追究，为什么?因为他没有办审批手续，也缺乏民航管理规范知识，在飞机航线上放烟花，无论如何都是违法的。
2、实施操作设计。广州视美活动策划公司认为：我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动，甚至是专业机构承接的活动，都存在这样的问题：创意很好，但是由于缺乏操作设计，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行操作设计，操作设计必须包括比较准确的财务预算，因为很多单位做活动，预算做100万，最后花了160万，从现代管理考核这个活动，就不能说是成功的。
3、方案培训。在大型活动策划里，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力。
4、设计评估标准。一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后，往往忽略做评估标准方案，包括我们的客户很少要求我们做评估方案，更不愿意付出费用，让专业公司给他做评估报告。评估标准应该在我们策划的时候把它设计出来，这样可以让客户在完成这个方案以后，根据设定的标准作出科学评估。
5、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。
四、活动策划的技巧
活动策划的技巧很多，今天只讨论两种方法。
1、应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计，今天大家在大会会场看到大会主题形象宣传板，很清晰，而且它有中英文，这些宣传板带出这次大会主题氛围，也带出了国际公共关系交流的概念，这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题氛围带出来，这点往往有很多人不太重视，他们只考虑某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。
2、创造活动的 眼，眼的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。我们上中学时读过朱自清的散文《背影》，他用白描的手法写出父亲买橘子的一段，是最具传神 的地方，这就是文眼。我们唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不会全部唱出，但是你一听就能记下一两句，你记下的就是最精彩之处，说明了这是最具有传播性的地 方，这就是歌眼所在。大型活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方，要有**，要把这个环节设计得更有传播性，这是大型活动创意的核心和关键。
在大型活动策划的组织和实施过程中，还有很多技巧可以利用，只要我们不断总结提高，就一定能创作出更多、更有影响力的大型活动。
五、策划大型活动的意义
1、综合实力的展现
大型活动举办本身就是综合实力的展现。国际大型活动是综合国力和地区综合实力的表现经济实力、政治实力（感召力）、文化实力。例如：北京奥运会的成功举办，对于展示中国悠久的历史、灿烂的文化、改革开放30多年的巨大成就和当代中国人民昂扬向上的时代风貌，树立中国良好的国家形象，扩大国际影响力，推动经济社会又好又快发展，都起到了积极、重要的作用。
2、较强的拉动力
随着世界经济一体化进程的加快，全球范围内的大型活动越来越丰富，参加大型活动的国家和地区越来越多，大型活动所产生的效益也越来越明显。主要表现在两方面：一是经济拉动力；二是社会拉动力。因此，许多国家和地区为了提升自己的国际形象，都争办大型国际活动，并希望借此振兴本国的经济。
3、高度的被关注性
（1）高度的国际关注
大型活动策划本身就是世界范围内的活动，有很多国家轮流举办或国际合作组织组办或被冠以国际，这些都与国际政治经济文化发展密切相关，必然引起相关国家关注。
（2）高度的媒体关注
报纸、杂志、广播、电视、电影、网络等大众传播媒介会拿出主要板块和黄金时间进行报导。
（3）高度的民众关注
举办方为了扩大影响和效果，必将特定的信息准确地传达给公众，引起公众关注，使其接受。况且，高传播率、高档次的大型活动策划内容本身就吸引民众倾情关注和参与。
（4）高度的商家关注
大型活动策划档次高、规模大、号召力强，是企业形象展示、品牌推广、产品宣传的绝好时机，还可以进行投资与合作项目的洽谈，因此商家会给予高度的关注和支持，并且参与进来。
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