在一场会议活动开始之前，确定最后与会的人数是一件很重要的是，而会务策划公司最后得到的数据就是主办方计算到场率的重要依据。因此，在做策划方案中，怎么报到、签到，谁负责签到这些工作都要安排的十分详尽。

报到一般要求与会者本人持邀请函或者与会通知亲自到场报道。为了醒目，一般在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。秘书人员应在与会者到达报到地点时热情礼貌地接待，向报到者表示欢迎。在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋(里面有文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。
会议签到工作通常包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。
会议活动组织人员应到宾馆或会场人口处迎接与会者并安排与会人员签到和登记，然后引导与会者尽快就座。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数，选举、表决结果是否有效的问题。所以必须坚持签到制度，认真负责地做好签到工作。
小型的会议活动一般采用签到簿签到的办法，与会人员到会时在会务秘书准备好的签到簿上签名(一般还应注明单位和职务）。人数较少的小型会议或例会，也可由会务秘书按照预先确定的应到会人员名单逐一进行签到，来人划一人，这样可以随时掌握到会人员情况，且不必打扰与会者。当然，要采取这种签到办法，会务秘书必须认识全部或绝大多数与会者，这就向会务秘书提出了一个熟悉到会人员的要求。
有的重要会议采用手工签到卡或电子签到卡的办法。有些会议要求与会者要在胸卡及其存根上签上自己的名字，才能进入会议场所。
而作为会议秘书，在登记号到会人员之后也需要将到场情况告知会议主持人，并对未与会者发出催请信息。

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