庆典策划知识
大型活动策划流程如何把控和推进
大型活动策划流程如何把控和推进
一、活动执行组织架构及各组职能
各组职能
总经理：负责项目的统筹与协调工作，协调好各部门间的工作。提出项目的策略，决定策略是否实施，监督经费的使用状况，监督各项工作的进展。及时听取各部门的意见，努力解决各部门所遇到的问题。邀请当地有声望的官员以及相关人员，出面处理与各媒体之间的关系。
客户接待组：会前邀请客户参加活动，及时将活动的相关信息传达至各客户。将客户的意见与建议搜集，统一整理并上交至总经理处，做好各客户的解释工作，将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。
媒体关系组：活动现场负责媒体的接待工作，不冷落记者，负责记者礼品的发放，最好后期跟踪的工作，评估媒体的宣传效果,维护与媒体的良好的长期工作。
活动执行组:协助大型活动策划公司布展及相关工作的支持协助,做好活动现场的管理工作，根据实际情况，及时向上级汇报各项工作的进展工作。
对外联络组：负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。
保安组：负责现场的巡视工作，引导车辆的通行，保管好顾客的物品以及交通工具，发生特别事故时，及时处置，冷静操作。以免事态向不可控制方向发展。发生突发情况及时向上级报告。
紧急预案组：负责紧急预案的制定与具体实施工作。将可能发生的各类情况列出清单，上报总经理处，加强现场的巡查力度，确保不发生任何隐患，在布展的过程中，应协助整个布展的过程，确保工作流顺利进行。加强与、、之间联动关系的建立，确保活动当天能够快速处置，紧急做出积极措施。
二、大型活动策划流程：现场布展
(一)现场布展方案(详细见设计图及报价表)
(二)活动流程方案开业庆典活动流程时间事项序工作内容责任人
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工作人员到位
1、检查确认电源及备用发电机情况，准备好各媒介的接待工作。
2、检查确认会场布置及停车场，配合公安交警安全和交通指挥工作。
3、检查确认嘉宾接送车辆的到位情况，并按指定位置排放好。
4、检查确认签到处、签到用品。
5、检查宣传资料、礼品等，作好迎宾准备。
6、舞台区域电源线再检查。
7、安排好现场执行的各个环节。
8、礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。
：—：礼仪人员到位
1、与公安、交警衔接，再次明确现场秩序维护方案与要点，再次明确交通路线和各车辆停放位置和细节。
2、与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。
3、主持人与主负责人最后确认流程有无增改。
4、衔接音控师，背景音乐播放。
5、舞狮队现场就位。
6、礼仪小姐就位：停车场、签到台、临时休息区、主席台。
7、摄像师到场，选景，全程采写，直到仪式结束。
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暖场
1、舞狮队在主会场暖场表演。
2、音控师播放背景音乐。
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迎宾
1、接待媒介记者,记者介绍会场安排情况，明确摄影、摄像及采访区域。
2、负责安排设置警戒线和维持秩序。
3、负责媒介记者的签到及标识发放。
4、负责应邀嘉宾的接待工作，嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。
5、保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。
6、礼仪小姐迎宾,接待领导至签到台签到、佩带胸花，引至主席台就座。
7、确认致辞、剪彩来宾到位情况，与主持人衔接。
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舞狮表演
1、迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区，舞狮队表演。
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典礼开始1主持人上台宣布开业典礼正式开始。
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介绍重要来宾
1、介绍参加开业庆典的领导名单，并请领导入座。
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领导致辞
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剪彩
开业剪彩仪式，主持人宣布剪彩嘉宾为学院开业剪彩并按下启动台，鸣放礼炮,xx电商学院成都分院正式开业!
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点晴
领导为瑞狮点睛，瑞狮彩青。
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参观学院领导1瑞狮引导领导嘉宾至学院内参观，礼仪小姐工装整齐排列于学院电梯两边恭迎(同时广场大舞台上进行热舞表演庆祝xx电商开业礼成!)。
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宣布喜讯
宣布“参加电商讲座,有机会与xx共进午餐”的喜讯。
：—：新闻发布会及讲座
新闻发布会及电商讲座开始,邀请来宾移步新闻发布会场、xx学院在讲座入口处给每一位参加电商讲座的观众发放一份表格，表格内容包括卖家信息填写表格/优惠券/礼品领取券(付定金后送礼品),参与者现场填写表格放入抽奖箱,还可有机会中大奖、
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中午休息。
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宣布获奖名单
现场暖场,宣布上午获奖名单。
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电商诊断
宣告下午活动流程,电商诊断开始。
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诊断及抽奖
电商讲座及电商开诊;抽幸运大奖(客户凭付费单参加抽奖，不管价格多少均可参与活动一次，幸运客户可以获得惊喜大奖)。
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大家都来猜猜
主持人念出客户的名称,让大家猜这个卖家加入xx后业绩提升百分之几?其中猜得最接近将获得礼品。
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讲座结束
宣布明天进行xx午餐拍卖,拍得者可以与xx共进午餐。
三、活动排期
(一)、开业前十八天，确定主要事项:
1、确定参加开业典礼的人员名单。
2、舞台就位的贵宾名单(含致辞等领导名单)。
3、审定仪式有关项目内容。
4、宣传资料准备工作,媒体的确定。
5、媒体宣传计划内容的审定。、
(二)、开业前十天，准备请柬及有关工作落实：
1、由主办单位写请柬交领导办盖章。
2、宣传资料、展台模型的印刷、制作等。
3、礼品到位，员工培训。
4、拟定主持人、领导讲话稿审查。
(三)、开业前一周，日程安排：
1、分装礼品和请柬并送达。
2、检查工作进度，落实日程安排，领导讲话稿落实。
3、现场用水、电及保卫工作落实。
4、与交警队公安部门联系有关事宜。
5、现场的平整。
6、媒体上对开业造势及预热活动。
(四)、开业前三天，现场布置：
1、开始进场搭建舞台等布置周边环境。
2、落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。
(五)、开业前一天，会场布置结束：
1、除临时项目外，其余项目要求全部到位。
(六)、开业当天，开业典礼实施。
四、活动现场功能区域分布
为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中视美文化传媒将把整个会场分为几个功能区域，具体内容如下：
(一)、舞台区：
1、地点：园区广场
2、功能：开业典礼主要进行场地。
3、配备：音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。
(二)、贵宾、领导观礼区：
1、地点：舞台正前方。
2、功能：到场领导、嘉宾观看区域。
3、配备：礼仪小姐、安保人员。
(三)、员工及顾客观礼区：
1、地点：贵宾区后方。
2、功能：员工及顾客观看区域;
3、配备：礼仪柱，现场工作协调人员。
(四)、现场总控台：
1、地点：舞台一侧。
2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程。
3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
(五)、礼仪队伍表演及巡展区：
1、地点：舞台上及舞台周边。
2、功能：所涉及礼仪表演人员表演区域。
3、配备：工作人员。
(六)、现场接待/礼品发放区：
1、地点：签到处;
2、功能：签到、接待嘉宾，发放礼品。
3、配备：签到笔、胸花、礼仪小姐等。
(七)、来宾停车区：
1、地点：停车场。
2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点。
3、配备：标志牌、安保人员。
五、突发事件处理预案
(一)、电源故障：电源负荷运转导致停电预防办法：专用电源1—2组活动前后全天供应,专派电工负责专用电源全天保证。
备注：在现场布置之前将各区域总电源准备好，策划公司工程组提供电源量大小，xx学院工作人员提供协助,确保供电量及线路无误。
(二)、下雨:预防办法：搭建帐篷。
(三)、消防问题：预防办法：消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等)，并作标记。;处理办法：安排消防人员对现场火源点进行调查，如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。
备注：可安排值勤点。
(四)、伤情问题：如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情。预防办法：常用药品的准备，如创口贴、红药水等。
处理办法：出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往急救中心抢救。
备注：可安排救护点。
(五)、人流拥挤：预防办法：在各个区域(停车区域、主席台区域等)安排保安人员统一指挥，并事先设立多个疏散通道。
处理办法：一旦出现挤场情况，各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。
备注：在各个区域尽量多设置秩序维护线，同时保安人员充足。
以上就是大型活动策划的基本流程，如果视美文化传媒能将以上流程把控好，顺利推进，相信你会做得很好！
