庆典策划知识
那些适合活动策划构想的场所是怎样的？
那些适合活动策划构想的场所是怎样的？
搭建活动策划构想的框架，并了解活动策划在空间上的所有有求（包括供应商搬人设施、安装，排练、正式活动策划、拆卸设备以及运走设备所浦的空间）后，找到最佳的活动策划场所就不难办了。当活动策划场地完全符合你的需要时，你会产生一种强烈的共鸣。这是一种长期的经验累积出来的直觉，它会告诉你是否找到了你苦苦追寻的目标场所。那些不符合你的活动策划构想的场所，只要你一踏足，就能感觉出来。
在开始寻找活动策划场地前，要进行活动策划构想，制作活动策划规划表，（这将作为你举办活动策划的蓝图）深人了解活动策划空间、活动策划以及供应商的偏求。这样，你就可以牢牢地记住，什么条件才能最大限度地满足活动策划的首要要求。如果活动策划的首要要素不具备，那么其他要素 ― 雄伟的建筑、精致的阳合、雕梁画栋、富丽堂皇 ― 再完美也无关紧要。
正如房地产业流行的一句话，位置决定一切。活动策划会场的位置选在哪里极其重要，这将决定活动策划的成败。
以某次为老年人举办的展览会为例。展览会在某大型会展中心举行，该会展中心分为南北两个会场。北会场相对较旧．但是去展厅较方便，停车场也在附近。南会场相对较新，但是从停车场要步行分钟才能到展厅。在本例中，展览会选在南会场举办，但因其目标群体是老年人，北会场应该更合适。当时南会场还在举办大型花卉展，在那里可以买到各种各样的植物。此外，该次展览会的客人和参展商要从停车场步行到展厅，返回时还要带着购买的沉甸甸的东西，而且会展中心又不像酒店一样配有行李员，因此选择南会场举办展会就十分不便。这样的安排不仅使客人和参展商感到疲惫，而且还使参展商的成本增加了，从而导致了出席人数的减少，同时由于大多数客人在没有任何帮助的情况下很难将重物搬进车里，销售量也会下降。可见，活动策划地点必须与活动策划类型相符，并尽量使客人容易到达。
某单独展（即单一犬种比赛）每年要在多伦多演出两次。这个活动策划极受欢迎。展出会场有地下停车场，参加展览的客人可以把外套留在车上，乘电梯上去直达展出现场。展会的组织人员为方便客人购物还提供手推车。过道很宽敞，也方便轮椅通行。如果购买的东西太多，推车装不下，手里也拎不了，还可以把东西存在正门旁的存包处。如果客人有需要，会场还提供把购买的东西送到车上的服务。展出会场随处都设有可供休息的座位。饮水处还有满足不同消费层次的几个茶点区。此外，会场的卫生间设备良好，有方便婴儿更换尿布的设施和残疾人专用设施。这里处处都让人感到舒服惬意，令人完全放松、毫无压力，主办方细心周到，因而人们都非常期待参加这样的活动策划。
那些适合活动策划构想的场所是怎样的？
活动策划会场的选择并不仅仅局限于酒店、会展中心或餐厅。有些精品服饰店也可以借来举办私人鸡尾酒会或招待会。但是在活动策划之后要举办一场时装表演来介绍他们最新款的服装。有些精品店甚至附带厨房设施，这样一来，就为提供长饮服务带来了便利。此外，还也可以租用快艇、室内溜冰场、机场飞机库来举办活动策划，或者租用军械库、博物馆、美术馆来举办晚会。你可以在停车场搭建帐篷或者在覆盖好的网球场甚至是酒店的天台举办活动策划。私人俱乐部、饭店或空闲仓库都可以在彻底改造后用来举办活动策划。唯一能限制你的就只有想象力和预算了。如果想让活动策划场所不对外开放，可能要额外支付一些费用。在选择活动策划场所的时候必须要考虑到这一点。如果这样做的费用较高，也可以找一处有包房的会场，这样就不用包下整个会场，；洒只租用包房来招待客人。当然，最重要的是找到符合你情况的场地。例如，顶高英尺（约合 9 .米）并带有四个大壁炉的饭店就是举办冬日烛光晚怪或圣诞主题婚札的最佳场地，这样在夹层楼就可以俯瞰到宴会厅。
有经验的活动策划策划师凭第六感就可以知道，他们是否找到了可以为活动策划增添活力并满足活动策划及物流各项要求的场所。这是他们一走进活动策划会场，就能看到、感觉到和想象到的。如果他们找到最合适的场地，他们的内心就会有一种感觉，正如古迪洛克所说，“恰到好处”。她不会退而求其次，她只要正合她惫的。这也正是你在策划特殊活动策划时必须要做好的。
在世界很多地方，高级喂厅通常会为了举办私人活动策划而暂停营业，但是也有些棍厅并不认同这种做法，因此他们可能不会为了你的活动策划而暂停对外开放。棍厅最担心的是客人一旦被拒绝，就不会再来了。下面这些建议有助于打消任何顾虑。因为涉及到费用问题，这些都是可以与棍厅协商的。有些费用播要食厅来承担，而有些费用则由你负责。要提前弄清楚都涉及哪些费用，在合同中列出来，并把你要承担的费用添加到成本表中。
要了解该场地在你的活动策划举办前都有哪些具体安排。确保安装设备和布置场地的时间在合同中已有明确规定。例如，有一个绝佳场所，经常被用来举办特殊活动策划，而且也常常用来举办婚礼。对此你必须了解，在你进驻场地之前，该场地有什么安排，同时要确保留有足够的缓冲时间。在你进行活动策划场地布置之前，可能会碰到婚礼彩排。婚礼彩排非常麻烦，因为它通常不按时开始，或者进行到很晚，所以会造成拖延。你必须事先意识到这个问题，确保婚礼举办方充分考虑到你的场地布置时间，以免产生冲突。他们意识到了时间安排的重要性，才不至于令彩排虎头蛇尾。
为了找到适合的活动策划地点，尽量把一切做到完美无瑕，花费时间和精力都是值得的。如果是举办户外活动策划，就要知道日落的时间，以适当配合鸡尾酒会的时间。这样一来，不需要花费额外费用就可以欣赏到壮观的日落景观。另外，不要忘记了解一下天气情况，你总不想正值雨季的时候举办户外活动策划吧？
每个季节都有自己的天气特点，在确定活动策划场所和预算时，要把这些因索考虑进来。即使视美文化传媒无法预测天气，也可以做到未雨绸缪。客人的舒适程度和第一印象始终是至关重要的。如果在国外举办会议的话，选择在淡季最合适不过了。在你预订场所前，要考虑到天气状况会给会议造成的形响。你不会想在咫风时节在加勒比海或佛罗里达州，又或是在时有洪水和留电交加的攀雨天的亚利桑那州举办活动策划吧。在你最终作决定之前，与当地的旅游部门取得联系，弄清楚当地以前的天气情况，像气温、降水和湿度等。要掌握官方的天气数据，因为数据是可以得到的，而不要仅仅接受口头报告。
尽管在你举办活动策划的同期，当地没有下雨或下雪的举办露天活动策划时，天气情况更是至关重要，尤其是在较凉的气候条件下。户外活动策划还要考虑取暖问题。很多次户外的晚会都选在可以俯瞰南加利福尼亚浩瀚海洋的悬崖上举办，这时候独立式的取暖设备会让客人感到无比舒适。这里的景色优美，想象一下，客人听着古典吉他演奏，银色的月光在柔和的浪花上翩翩起舞。这种奇妙的场景在宴会厅里是无法营造的。然而，这种优美的场景却不适合举办静拍会式的筹款晚会，因为晚会上要展示拍品，也不适合视听、舞台或演讲等活动策划。活动策划场地的选择关键是要与活动策划内容和客人相吻合。
